Vad bör ett ekonomisystem kunna hantera enligt bokföringslagen?

Vad bokföringslagen kräver av ett ekonomisystem

Ett aktiebolag måste föra löpande bokföring enligt bokföringslagen (1999:1078), förkortad BFL. Alla affärshändelser ska bokföras löpande, inte bara fakturor. Årsredovisning regleras främst i årsredovisningslagen (1995:1554), ÅRL, och lämnas till Bolagsverket varje år.

Ett rent fakturaprogram som enbart skapar och skickar fakturor uppfyller inte lagkraven. Du behöver ett ekonomisystem med bokföringsfunktion, eller en redovisningsbyrå som sköter bokföringen i sitt eget system.

Systemet ska kunna registrera affärshändelser, skapa verifikationer med underlag och ta fram uppgifter som årsredovisningen bygger på. Kontrollera att det klarar manuell bokföring, import av transaktioner och export av bokföringsdata.

BFL är indelad i nio kapitel. För ett ekonomisystem är 4 kap. bokföringsskyldighetens innebörd, 5 kap. löpande bokföring och verifikationer, 6 kap. hur den löpande bokföringen avslutas samt 7 kap. arkivering av räkenskapsinformation centrala.

Bokföringslagen kräver löpande bokföring, verifikationer och spårbarhet. Beroende på företagsform och storlek krävs årsbokslut eller årsredovisning. Praktiska tillval är bankkoppling, kvittoskanning, lönehantering, flervaluta och prismodeller.

Viktiga lagkrav enligt bokföringslagen

Löpande bokföring av alla affärshändelser

Kravet på löpande bokföring gäller alla affärshändelser, inte bara kundfakturor: in- och utbetalningar, inköp, löneutbetalningar, kvitton, bankavgifter och korrigeringar.

Systemet bör ha en gemensam bokföringsmotor där varje transaktion blir en verifikation med datum, belopp, konto och motpart. Kontrollera att du kan bokföra manuellt, importera transaktioner och rätta fel utan att radera historik.

Motorn behöver också hantera händelser som inte kommer från en faktura, till exempel räntor, avskrivningar och egen insättning.

Löpande bokföring ska kunna presenteras i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok). Grundbok och huvudbok ingår i räkenskapsinformation enligt 5 kap. 1 § BFL.

Kontanta in- och utbetalningar ska enligt BFL bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Fakturering, kundreskontra och leverantörsreskontra

Systemet bör kunna skapa fakturor, hantera påminnelser och registrera inbetalningar så att kundreskontran stämmer. Det ingår i den löpande bokföringen.

Leverantörsreskontra behövs för att registrera leverantörsfakturor, betalningar och avstämning. Vid byte mitt under ett räkenskapsår är avstämning av moms, kundreskontra och leverantörsreskontra särskilt viktigt.

Kontrollera att systemet hanterar betalningsförslag, delbetalningar och kreditfakturor, och att reskontran kan stämmas av mot kontoutdrag.

En verifikation kan vara en kundfaktura, leverantörsfaktura, kvitto eller kontoutdrag. Verifikationen ska innehålla datum, belopp och moms, motpart samt vad händelsen avser.

Bankkoppling och automatisk avstämning

Bankkoppling är en praktisk funktion som kan spara tid vid avstämning. Med koppling hämtar systemet transaktioner och stämmer av in- och utbetalningar automatiskt; utan den går mycket tid åt att pricka av transaktioner rad för rad.

Många moderna system har direktkopplingar som hämtar transaktioner dagligen. Kontrollera att kopplingen täcker företagets banker, hanterar flera konton och att avstämning kan göras löpande.

Banktransaktionerna är också underlag för att bokföra bankavgifter, räntor och interna överföringar.

Kvitton, utlägg och digital dokumentation

Kvittoskanning och utläggshantering är funktioner som gör att du kan ladda upp kvitton via mobilapp eller e-post.

Programmet kan automatiskt tolka information från kvitton och föreslå bokföringskonton. Det finns stöd för utlägg som traktamente (t.ex. 520 SEK/dag) och milersättning (t.ex. 25 SEK/mil). Sådana funktioner minskar manuell hantering och kopplar underlaget till rätt verifikation.

Digital dokumentation ska vara sökbar och kopplad till bokföringen. Papperskvitton i pärmar tyder på att systemstödet behöver uppgraderas.

Kontrollera behörigheter, backup och att underlag inte kan ändras i efterhand utan spårbar ändringslogg.

Tänk på att även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation.

Moms, arbetsgivardeklaration och årsredovisning

Systemet bör stödja svenska momsregler, kunna generera momsdeklarationer och arbetsgivardeklarationer samt underlätta årsredovisningen.

Eftersom årsredovisningen ska lämnas till Bolagsverket varje år bör systemet kunna ta fram balans- och resultatrapporter som revisorn eller redovisningsbyrån kan använda.

Kontrollera att momsrapportering kan stämmas av mot bokföringen och att underlaget till arbetsgivardeklarationen hämtas från lönemodulen eller löneintegrationen.

Moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminär skatt redovisas till Skatteverket i skattedeklarationen. Årsredovisning upprättas enligt ÅRL och lämnas till Bolagsverket.

BFL 6 kap. reglerar hur den löpande bokföringen avslutas. Beroende på företagsform och storlek ska årsbokslut, förenklat årsbokslut eller årsredovisning upprättas.

Bokföringsnämnden (BFN) ger ut K-regelverk, bland annat K2 och K3, för årsbokslut och årsredovisning.

Spårbarhet, arkivering och SIE-export

Systemet måste uppfylla Skatteverkets och bokföringslagens krav på spårbarhet och arkivering. Verifikationer och underlag ska kunna följas från transaktion till rapport och bevaras under den tid som krävs.

SIE-filer (Standard Import Export) används för att exportera bokföringsdata från ett system och importera den i ett annat. Kontrollera att systemet kan exportera SIE-filer för kontroll och systembyte.

Bästa tidpunkten för systembyte är vid starten av ett nytt räkenskapsår, eftersom man då främst hanterar ingående balanser. Byte mitt under ett pågående räkenskapsår går om man är noggrann med avstämning av moms, kundreskontra och leverantörsreskontra.

Enligt 7 kap. BFL ska räkenskapsinformation arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet i minst 7 år. Tiden räknas från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Räkenskapsinformation omfattar enligt BFL bland annat balansräkning, grundbokföring, huvudbokföring, sidoordnad bokföring, verifikation, systemdokumentation, behandlingshistorik, årsredovisning, årsbokslut, förenklat årsbokslut och specifikation av balansräkningspost.

Systemdokumentation och behandlingshistorik är räkenskapsinformation enligt 5 kap. 11 § BFL. Systemet behöver kunna ta fram dem.

Räkenskapsår regleras i 3 kap. BFL. Räkenskapsinformation ska kunna knytas till rätt räkenskapsår.

Process för avslutande av löpande bokföring enligt BFL

Rapportering, löner och valutor

Rapporteringen bör omfatta resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Systemet bör visa företagets likviditet, resultat och balans i realtid.

Lönehantering kan behövas om företaget har anställda. Den kan vara inbyggd och hantera svenska skatter, sociala avgifter och semesterhantering, eller ske via integration med ett externt lönesystem.

Flervaluta är en funktion vid internationell fakturering. Fakturerar företaget internationellt bör systemet hantera olika valutor och automatiskt omvandla dem till SEK, med bokföring av valutakursvinster och valutakursförluster.

Checklista för systemstöd: lagkrav och praktiska tillval

Checklistan blandar grundläggande krav och funktioner som kan vara olika viktiga beroende på verksamheten. Bokföringslagen kräver löpande bokföring, verifikationer och arkivering; årsredovisning regleras i ÅRL.

Checklista: löpande bokföring av alla affärshändelser; fakturering och kundreskontra med påminnelser och inbetalningar; leverantörsreskontra med betalningar och avstämning; bankkoppling för automatisk avstämning; kvittoskanning och utläggshantering; moms-, arbetsgivar- och årsredovisningsstöd; spårbarhet och arkivering; SIE-export; resultat-, balans- och kassaflödesrapporter; lönehantering; flervaluta.

Prismodell och leverantörsexempel är urvalsfrågor vid val av system. Kontrollera prismodellen: per användare, per funktion eller fast avgift, och vad som ingår i paketen. En jämförelse anger Fortnox grundpaket från ca 449 kr/mån och Bokio från ca 199 kr/mån, medan Visma eEkonomi/Spiris och Björn Lundén/Lundify beskrivs som kompletta system för svenska förhållanden. Priser och funktioner måste alltid verifieras hos leverantören.

BFL-krav: löpande bokföring av alla affärshändelser; verifikationer; grundbok och huvudbok; räkenskapsinformation; systemdokumentation och behandlingshistorik; arkivering i 7 år; årsbokslut eller årsredovisning.

Praktiska tillval: bankkoppling, kvittoskanning, moms- och arbetsgivardeklaration, lönehantering, flervaluta och prismodell.