Vad bör ett ekonomisystem kunna hantera enligt bokföringslagen?

Vad bokföringslagen kräver av ett ekonomisystem

Ett aktiebolag måste föra löpande bokföring enligt bokföringslagen (BFL). Alla affärshändelser ska bokföras löpande, inte bara fakturor. Dessutom krävs en årsredovisning som lämnas till Bolagsverket varje år.

Ett rent fakturaprogram som enbart skapar och skickar fakturor uppfyller inte lagkraven. Du behöver ett ekonomisystem med bokföringsfunktion, eller en redovisningsbyrå som sköter bokföringen i sitt eget system.

Systemet ska därför kunna registrera affärshändelser, skapa verifikationer med underlag och ta fram uppgifter som årsredovisningen bygger på. Kontrollera att det klarar manuell bokföring, import av transaktioner och export av bokföringsdata. Här skiljer vi på krav enligt bokföringslagen – löpande bokföring, årsredovisning och spårbarhet – och praktiska tillval som bankkoppling, kvittoskanning, lönehantering, flervaluta och prismodeller.

Viktiga lagkrav enligt Bokföringslagen och Skatteverket

Löpande bokföring av alla affärshändelser

Kravet på löpande bokföring gäller alla affärshändelser, inte bara kundfakturor: in- och utbetalningar, inköp, löneutbetalningar, kvitton, bankavgifter och korrigeringar.

Systemet bör ha en gemensam bokföringsmotor där varje transaktion blir en verifikation med datum, belopp, konto och motpart. Kontrollera att du kan bokföra manuellt, importera transaktioner och rätta fel utan att radera historik.

Motorn behöver också hantera händelser som inte kommer från en faktura, till exempel räntor, avskrivningar och egen insättning.

Fakturering, kundreskontra och leverantörsreskontra

Systemet bör kunna skapa fakturor, hantera påminnelser och registrera inbetalningar så att kundreskontran stämmer. Det ingår i den löpande bokföringen.

Leverantörsreskontra behövs för att registrera leverantörsfakturor, betalningar och avstämning. En guide om systembyte lyfter fram avstämning av moms, kundreskontra och leverantörsreskontra som särskilt viktigt vid byte mitt under ett räkenskapsår.

Kontrollera att systemet hanterar betalningsförslag, delbetalningar och kreditfakturor, och att reskontran kan stämmas av mot kontoutdrag.

Bankkoppling och automatisk avstämning

Bankkoppling är en praktisk funktion som kan spara tid vid avstämning. Med koppling hämtar systemet transaktioner och stämmer av in- och utbetalningar automatiskt; utan den går mycket tid åt att pricka av transaktioner rad för rad.

Många moderna system har direktkopplingar som hämtar transaktioner dagligen. Kontrollera att kopplingen täcker företagets banker, hanterar flera konton och att avstämning kan göras löpande.

Banktransaktionerna är också underlag för att bokföra bankavgifter, räntor och interna överföringar.

Kvitton, utlägg och digital dokumentation

Kvittoskanning och utläggshantering är funktioner som gör att du kan ladda upp kvitton via mobilapp eller e-post.

Programmet kan automatiskt tolka information från kvitton och föreslå bokföringskonton. Det finns stöd för utlägg som traktamente (t.ex. 520 SEK/dag) och milersättning (t.ex. 25 SEK/mil). Sådana funktioner minskar manuell hantering och kopplar underlaget till rätt verifikation.

Digital dokumentation ska vara sökbar och kopplad till bokföringen. Hanterar företaget fortfarande papperskvitton i pärmar är det en indikator på att systemstödet behöver uppgraderas.

Kontrollera behörigheter, backup och att underlag inte kan ändras i efterhand utan spårbar ändringslogg.

Moms, arbetsgivardeklaration och årsredovisning

Systemet bör stödja svenska momsregler, kunna generera momsdeklarationer och arbetsgivardeklarationer samt underlätta årsredovisningen. Enligt en checklista för redovisningsprogram är det en nödvändighet för svenska företag.

Eftersom årsredovisningen ska lämnas till Bolagsverket varje år bör systemet kunna ta fram balans- och resultatrapporter som revisorn eller redovisningsbyrån kan använda.

Kontrollera att momsrapportering kan stämmas av mot bokföringen och att underlaget till arbetsgivardeklarationen hämtas från lönemodulen eller löneintegrationen.

Spårbarhet, arkivering och SIE-export

Systemet måste uppfylla Skatteverkets och bokföringslagens krav på spårbarhet och arkivering. Verifikationer och underlag ska kunna följas från transaktion till rapport och bevaras under den tid som krävs.

SIE-filer (Standard Import Export) används för att exportera bokföringsdata från ett system och importera den i ett annat. Kontrollera att systemet kan exportera SIE-filer för kontroll och systembyte.

Den mest optimala tidpunkten för systembyte är vid starten av ett nytt räkenskapsår, eftersom man då främst hanterar ingående balanser. Byte mitt under ett pågående räkenskapsår går om man är noggrann med avstämning av moms, kundreskontra och leverantörsreskontra.

Rapportering, löner och valutor

Rapporteringen bör omfatta resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. Systemet bör visa företagets likviditet, resultat och balans i realtid.

Lönehantering är en funktion som kan vara relevant om företaget har anställda. Den kan vara inbyggd och hantera svenska skatter, sociala avgifter och semesterhantering, eller ske via integration med ett externt lönesystem.

Flervaluta är en funktion vid internationell fakturering. Fakturerar företaget internationellt bör systemet hantera olika valutor och automatiskt omvandla dem till SEK, med bokföring av valutakursvinster och valutakursförluster.

Checklista för systemstöd: lagkrav och praktiska tillval

Checklistan nedan blandar grundläggande krav och funktioner som kan vara olika viktiga beroende på verksamheten. Bokföringslagen kräver löpande bokföring och årsredovisning. Checklista: löpande bokföring av alla affärshändelser; fakturering och kundreskontra med påminnelser och inbetalningar; leverantörsreskontra med betalningar och avstämning; bankkoppling för automatisk avstämning; kvittoskanning och utläggshantering; moms-, arbetsgivar- och årsredovisningsstöd; spårbarhet och arkivering; SIE-export; resultat-, balans- och kassaflödesrapporter; lönehantering; flervaluta.

Prismodell och leverantörsexempel är urvalsfrågor vid val av system. Kontrollera prismodellen: per användare, per funktion eller fast avgift, och vad som ingår i paketen. En jämförelse anger Fortnox grundpaket från ca 449 kr/mån och Bokio från ca 199 kr/mån, medan Visma eEkonomi/Spiris och Björn Lundén/Lundify beskrivs som kompletta system för svenska förhållanden. Priser och funktioner måste alltid verifieras hos leverantören.

Priser och funktioner i populära svenska ekonomisystem (2026)