Vilka processer bör ett affärssystem stödja först?

Kartlägg processerna innan du väljer vad systemet ska stödja

Ett affärssystem beskrivs som ett samlingsnamn för mjukvarulösningar som hjälper företag att effektivisera, automatisera och samordna affärsprocesser (Jeeves). Det kan ge en helhetsbild av var resurser används och var förbättring är möjlig (Jeeves).

Kartläggningen, inte systemvalet, avgör vad systemet ska stödja först. Dokumentera per process: namn, utförare, system och register, antal ärenden eller transaktioner per månad samt var data registreras mer än en gång.

Friktionen sitter sällan i själva arbetsmomenten utan i övergångarna. Leta där samma uppgift skrivs in i två system, där information skickas vidare i e-post eller kalkylark och där en process väntar på en annan avdelning.

Ett ERP-system beskrivs eliminera behovet av separata system för olika affärsprocesser (Xperitus). Manuell handpåläggning och osäker filinläsning lyfts som de moment som kostar tid (Control Edge).

Kartläggningen ska mynna i en lista över kandidatprocesser, inte i ett systemval. Först därefter bedömer du vilka som får stöd i första etappen: volym, affärspåverkan, manuellt arbete och beroenden från andra processer.

Steg för att välja vilka processer som ska stödjas först

Ekonomi, fakturering och redovisning är ofta först

Ekonomiprocesserna är återkommande, transaktionstunga och reglerade. Ett ekonomisystem hanterar bokföring, fakturering, moms och årsredovisning, ska stödja lagkrav och ge rapporter till ledning och myndigheter (Jeeves).

Ekonomi är därför en naturlig första etapp: processen löper varje månad, förser verksamheten med siffror och har externa krav som inte kan skjutas upp.

Automationsgraden är hög här. ERP-system automatiserar rutinuppgifter som dataregistrering och rapportgenerering och frigör tid till värdeskapande arbete (Xperitus).

I transaktionstunga miljöer pekas AI-stöd ut för att automatisera periodiseringar, automatkonteringar, avskrivningar och fastighetsskatt (Control Edge).

Med flera bolag eller enheter märks komplexiteten först i ekonomin: stora transaktionsvolymer för olika bolag, komplicerade ekonomiprocesser och flera regelverk (Control Edge). Hanteras ekonomin manuellt blir den en flaskhals.

E-fakturering är ett område där utvecklingen redan gått långt. Transaktionsmomentet och e-faktura i offentlig sektor har standardiserats i flera avseenden (SIS), så etablerade format finns att ansluta till i stället för att bygga egna lösningar.

Viktiga fakta om affärssystem i svensk verksamhet

Order, kundrelationer och försäljning

Flödet från första kundkontakt till order och uppföljning bör stödjas tidigt; det kopplar samman intäkter, kundnöjdhet och samarbete mellan sälj, ekonomi och leverans.

Ett affärssystem beskrivs ge stöd i hela verksamheten, från första kundkontakt till slutleverans och uppföljning (Jeeves). Ett CRM-system underlättar kundrelationer och säljaktiviteter (Jeeves).

ERP-system ger bättre hantering av kundinteraktioner som försäljningsorder och supportärenden, vilket lyfts som en väg till ökad kundnöjdhet (Xperitus).

En central databas som nås av anställda på olika avdelningar och platser förbättrar samarbetet (Xperitus). Den kopplingen saknas när sälj, ekonomi och leverans arbetar i var sina register.

I kartläggningen: Var skapas ordern? Vilka uppgifter måste hämtas från ekonomi (kundregister, betalvillkor, kredit)? Vad händer efter att ordern lagts, och var stannar kedjan upp?

Processer där ordern hanteras manuellt i flera steg och status bara fås genom att fråga en kollega är typiska tidiga kandidater.

Inköp, lager och leveranskedja

Inköp, lagerhantering och leveranskedjor hänger samman och styr kapitalbindning och leveransförmåga.

Ett ERP-system integrerar och automatiserar processer som ekonomi, personalresurser, inköp, lagerhantering och leveranskedjor i ett enhetligt system (Xperitus).

Minskade kostnader uppnås enligt samma källa genom att eliminera dubbelarbete, minska lager och optimera affärsprocesser.

Dubbelarbete och lager är de två mekanismerna som avgör om området ska prioriteras tidigt.

Manuell lagerhantering leder lätt till att samma in- och utleverans registreras på flera ställen och till lager som binds upp utan att efterfrågan motiverar det.

Frågor att besvara: Hur många artiklar och lagerställen finns? Hur många in- och utleveranser görs per månad? Hur många olika register används för att beskriva samma artikel?

Leverantörsledet innehåller också manuella moment med kostnadskonsekvenser.

Vid val av affärsmotpart lägger både privata och offentliga organisationer mycket tid och pengar på att försäkra sig om att motparten är tillförlitlig, och hanteringen är ofta manuell och spretig (SIS).

Processer för leverantörsregistrering, avtal och uppföljning av leverantörsdata är därför värda att väga in.

Projekt, tidrapportering och personalresurser

I projekt- och tjänstetunga verksamheter är tid den dominerande kostnaden, och tidrapporteringen kopplar samman bemanning, kostnader och fakturering.

ERP-system omfattar personalresurser; användare kan via systemet skapa fakturor, hantera lagernivåer eller spåra arbetstid och närvaro för anställda (Xperitus).

Uppföljningen kräver struktur i redovisningen. En flexibel ekonomimodell kan stödja upp till åtta objektstyper, så kallade koddelar, för detaljerad rapportering och uppföljning av kostnader och intäkter på kostnadsställe-, fastighets- och projektnivå (Control Edge).

Om projektets lönsamhet bara räknas fram i efterhand genom att tid, inköp och fakturering sammanställs manuellt i kalkylark, är projektstyrningen en flaskhals.

Bedöm området utifrån: Hur många projekt eller uppdrag pågår samtidigt? Hur många personer rapporterar tid? Hur ofta följs projektets ekonomi upp? Hanteras tid, utlägg och fakturering i separata system?

Integrationer, uppföljning och skalbarhet

Processer som kräver data från flera system bör stödjas tidigt.

Ekonomisystemet beskrivs som navet och måste sömlöst kunna integreras med verksamhetens övriga system – fastighetssystem, BI-system och lönesystem – via öppna API:er, vilket ger ett effektivt flöde i stället för osäker filinläsning (Control Edge).

Saknas den kopplingen uppstår manuell filhantering som tar tid och inför felkällor.

Växande bolagsstrukturer ställer egna krav.

Fastighetsbolag har ofta en struktur med många dotterbolag, och systemet behöver djup funktionalitet för att hantera ekonomiprocesserna över bolagsgränser: flerbolagshantering med gemensamma register och möjlighet att arbeta med flera bolag samtidigt utan att logga in och ut mellan dem.

Att söka fram alla transaktioner i huvudboken, oavsett bolag, beskrivs som avgörande för effektiv analys (Control Edge).

Skalbarhet hänger ihop med tillväxt: när ett företag växer ökar komplexiteten i affärsprocesserna och datavolymen. Ett ERP-system kan hjälpa organisationen att hantera komplexiteten och ge realtidsinsyn i verksamheten (Xperitus).

Realtidsåtkomst till data beskrivs som grunden för att kunna fatta beslut på aktuell och korrekt information (Xperitus).

Frågor som avgör om integrationer ska ingå i första etappen: Vilka system behöver utbyta data? Åt vilket håll ska data flöda? Hur ofta? Vilka processer stannar i dag upp i väntan på att någon exporterar eller importerar en fil?

Så väljer du vilka processer som kommer först

Rangordna processerna mot fyra kriterier. 1) Volym: antal transaktioner, ordrar, fakturor eller tidrapporter per månad – höga volymer gör även små effektiviseringar märkbara. 2) Affärspåverkan: hur direkt processen påverkar intäkter, kundnöjdhet, kapitalbindning eller rapportering. 3) Manuellt arbete: antal handpåläggningar, dubbelregistreringar och filbaserade överföringar. 4) Beroenden: hur många andra processer som hämtar data från eller skickar data till processen.

Kriterierna har stöd i hur systemen beskrivs lösa problemen.

Dubbelarbete och separata system uppges ERP-system eliminera (Xperitus), medan manuell handpåläggning och osäker filinläsning är moment som ska bort (Control Edge).

Transaktionstunga miljöer med flera bolag och komplicerade ekonomiprocesser lyfts särskilt fram som krävande (Control Edge).

Beroendekriteriet får en praktisk följd: processer som förser andra med data – ekonomi, kund- och artikelregister, order – hamnar före processer som bara konsumerar data. Annars måste deras data matas in manuellt på flera håll.

Processer med svag koppling till övriga, låg volym och ingen reglerad rapportering kan vänta till en senare etapp.

Väg även in förändringstakten: en process som snart ändras organisatoriskt eller regelmässigt är sällan rätt att bygga fast stöd för i första etappen. En stabil, transaktionstung process ger effekt direkt.

Första prioriterade processer i ett affärssystem

Kriterier för prioritetsbestämning av affärsprocesser