Vilka processer bör ett affärssystem stödja först?

Kartlägg processerna innan du väljer vad systemet ska stödja

Ett affärssystem beskrivs som ett samlingsnamn för mjukvarulösningar som hjälper företag att effektivisera, automatisera och samordna sina affärsprocesser, och som kan ge en helhetsbild av verksamheten – var resurser används och var det finns möjlighet till förbättring (Jeeves). Det är därför kartläggningen, inte systemvalet, som avgör vad systemet ska stödja först. Dokumentera per process: namn, utförare, vilka system och register som används, antal ärenden eller transaktioner per månad, och var data registreras mer än en gång.

Frikktionen sitter sällan i själva arbetsmomenten utan i övergångarna. Leta där samma uppgift skrivs in i två system, där information skickas vidare i e-post eller kalkylark, och där en process står stilla och väntar på att en annan avdelning ska bli klar. Ett ERP-system beskrivs just eliminera behovet av separata system för att hantera olika affärsprocesser (Xperitus), medan manuell handpåläggning och osäker filinläsning lyfts som de moment som kostar tid (Control Edge).

Kartläggningen mynnar ut i en lista över kandidatprocesser – inte i ett systemval. Först därefter är det meningsfullt att bedöma vilka av dem som ska få stöd i första etappen, utifrån volym, affärspåverkan, hur mycket manuellt arbete de innehåller och hur många andra processer som är beroende av dem.

Steg för att prioritera processer innan systemval

Ekonomi, fakturering och redovisning är ofta först

Ekonomiprocesserna är återkommande, transaktionstunga och reglerade. Ett ekonomisystem hanterar bokföring, fakturering, moms och årsredovisning, och ska stödja lagkrav samt ge tydliga rapporter till både ledning och myndigheter (Jeeves). Det gör ekonomi till en naturlig första etapp: processen löper varje månad, förser resten av verksamheten med siffror och har externa krav på sig som inte kan skjutas upp.

Automationsgraden är hög just här. ERP-system automatiserar rutinuppgifter som dataregistrering och rapportgenerering, vilket frigör tid till mer värdeskapande arbete (Xperitus). I transaktionstunga miljöer pekas AI-stöd ut för att automatisera periodiseringar, automatkonteringar, avskrivningar och fastighetsskatt (Control Edge).

Har verksamheten flera bolag eller enheter märks komplexiteten först i ekonomin: stora transaktionsvolymer för flera olika bolag, komplicerade ekonomiprocesser och flera regelverk att förhålla sig till (Control Edge). Samma komplexitet gör ekonomi till en flaskhals när den hanteras manuellt.

E-fakturering är ett område där utvecklingen redan gått långt. Transaktionsmomentet och e-faktura inom offentlig sektor har standardiserats i flera avseenden (SIS), vilket innebär att det finns etablerade format att ansluta till i stället för egna lösningar att bygga.

Viktiga fakta om affärssystem och standardisering i Sverige

Order, kundrelationer och försäljning

Flödet från första kundkontakt till order och uppföljning bör stödjas tidigt – det kopplar samman intäkter, kundnöjdhet och samarbete mellan sälj, ekonomi och leverans. Ett affärssystem beskrivs ge stöd i hela verksamheten, från första kundkontakt till slutleverans och uppföljning (Jeeves), och ett CRM-system underlättar kundrelationer och säljaktiviteter (Jeeves).

ERP-system möjliggör bättre hantering av kundinteraktioner som försäljningsorder och supportärenden, vilket lyfts som en väg till ökad kundnöjdhet (Xperitus). Samma källa pekar på att en central databas som nås av anställda på olika avdelningar och platser förbättrar samarbetet – exakt den koppling som saknas när sälj, ekonomi och leverans arbetar i var sina register.

I kartläggningen: var skapas ordern, vilka uppgifter måste hämtas från ekonomi (kundregister, betalvillkor, kredit), vad händer med ordern efter att den lagts och var i kedjan stannar den upp? Processer där ordern hanteras manuellt i flera steg och status bara går att få genom att fråga en kollega är typiska tidiga kandidater.

Inköp, lager och leveranskedja

Inköp, lagerhantering och leveranskedjor hänger samman och styr både kapitalbindning och leveransförmåga. Ett ERP-system integrerar och automatiserar verksamhetsprocesser som ekonomi, personalresurser, inköp, lagerhantering och hantering av leveranskedjor i ett enda enhetligt system (Xperitus). Minskade kostnader uppnås enligt samma källa genom att eliminera dubbelarbete, minska lager och optimera affärsprocesser.

Det är de två mekanismerna – dubbelarbete och lager – som avgör om området ska prioriteras tidigt. Manuell lagerhantering leder lätt till att samma in- och utleverans registreras på flera ställen, och till lager som binds upp utan att efterfrågan motiverar det. Frågor att besvara: hur många artiklar och lagerställen finns, hur många in- och utleveranser görs per månad, och hur många olika register används för att beskriva samma artikel?

Även leverantörsledet innehåller manuella moment med kostnadskonsekvenser. Vid val av affärsmotpart lägger både privata och offentliga organisationer mycket tid och pengar på att försäkra sig om att motparten är tillförlitlig, och hanteringen är ofta manuell och spretig (SIS). Processer för leverantörsregistrering, avtal och uppföljning av leverantörsdata är därför värda att väga in.

Projekt, tidrapportering och personalresurser

I projekt- och tjänstetunga verksamheter är tid den dominerande kostnaden, och tidrapporteringen kopplar samman bemanning, kostnader och fakturering. ERP-system omfattar personalresurser, och användare kan via systemet skapa fakturor, hantera lagernivåer eller spåra arbetstid och närvaro för anställda (Xperitus).

Uppföljningen kräver en struktur i redovisningen. En flexibel ekonomimodell kan stödja upp till åtta objektstyper, så kallade koddelar, vilket möjliggör detaljerad rapportering och uppföljning av kostnader och intäkter på exempelvis kostnadsställe-, fastighets- och projektnivå (Control Edge). Om projektets lönsamhet bara går att räkna fram i efterhand, genom att sammanställa tid, inköp och fakturering manuellt i kalkylark, är projektstyrningen en flaskhals.

Bedöm området utifrån: hur många projekt eller uppdrag pågår samtidigt, hur många personer rapporterar tid, hur ofta projektets ekonomi följs upp, och om tid, utlägg och fakturering hanteras i separata system.

Integrationer, uppföljning och skalbarhet

Processer som kräver data från flera system bör stödjas tidigt. Ekonomisystemet beskrivs som navet, som sömlöst måste kunna integreras med verksamhetens övriga system – fastighetssystem, BI-system och lönesystem – via öppna API:er, vilket ger ett effektivt flöde i stället för osäker filinläsning (Control Edge). Saknas den kopplingen uppstår manuell filhantering som både tar tid och inför felkällor.

Växande bolagsstrukturer ställer egna krav. Fastighetsbolag har ofta en struktur med många dotterbolag, och systemet behöver djup funktionalitet för att hantera ekonomiprocesserna över bolagsgränser, till exempel flerbolagshantering med gemensamma register och möjlighet att arbeta med flera bolag samtidigt utan att logga in och ut mellan dem. Att kunna söka fram alla transaktioner i huvudboken, oavsett bolag, beskrivs som avgörande för effektiv analys (Control Edge).

Skalbarheten hänger ihop med tillväxten: när ett företag växer ökar komplexiteten i affärsprocesserna och datavolymen, och ett ERP-system kan hjälpa organisationen att hantera den komplexiteten och ge realtidsinsyn i verksamheten (Xperitus). Realtidsåtkomst till data beskrivs som grunden för att kunna fatta beslut på aktuell och korrekt information (Xperitus).

Frågor som avgör om integrationer ska ingå i den första etappen: vilka system behöver utbyta data, åt vilket håll data ska flöda, hur ofta, och vilka processer som i dag stannar upp i väntan på att någon exporterar eller importerar en fil.

Så väljer du vilka processer som kommer först

Rangordna processerna mot fyra kriterier. 1) Volym: antal transaktioner, ordrar, fakturor eller tidrapporter per månad – höga volymer gör även små effektiviseringar märkbara. 2) Affärspåverkan: hur direkt processen påverkar intäkter, kundnöjdhet, kapitalbindning eller rapportering. 3) Manuellt arbete: antal handpåläggningar, dubbelregistreringar och filbaserade överföringar. 4) Beroenden: hur många andra processer som hämtar data från eller skickar data till processen.

Kriterierna har stöd i hur systemen beskrivs lösa problemen. Dubbelarbete och separata system är det som ERP-system uppges eliminera (Xperitus), medan manuell handpåläggning och osäker filinläsning är de moment som ska bort (Control Edge). Transaktionstunga miljöer med flera bolag och komplicerade ekonomiprocesser lyfts särskilt fram som krävande (Control Edge).

Beroendekriteriet får en praktisk följd: processer som förser andra med data – ekonomi, kund- och artikelregister, order – hamnar före processer som bara konsumerar data, eftersom deras data annars måste matas in manuellt på flera håll. Processer med svag koppling till övriga, låg volym och ingen reglerad rapportering kan vänta till en senare etapp.

Väg också in förändringstakten: en process som snart ska ändras organisatoriskt eller regelmässigt är sällan rätt att bygga fast stöd för i första etappen, medan en stabil, transaktionstung process ger effekt direkt.

Första prioriterade processer i ett affärssystem

Kriterier för att välja första processer att stödja